”アナログ”な職場で働く私が、書類整理に導入した仕組み

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photo credit: Nicole Lee via photo pin cc

 

さてさて、どうしたのでしょうか。

私は、会社での書類整理には"43Folders"を取り入れています。

 

43Foldersといえば http://www.43folders.com/ でありますが。

その43Foldersであります(実は自分もよくわかってない)

 

実に……古典的というかなんというか。

知っている人には「ああ、あったよね。そういう方法」となるのかもしれません。

このスマートフォン全盛の時代に、ひとりの若者が、書類整理に43Foldersを導入するなんて。

 

が、いまの私には実はこれが最適だったりするのです。

アナログに支配される仕事環境で、結構な高みにいる書類整理の方法だったりするのです。

いざゆかん、アナログの世界に。

 

 

 

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(こういう感じに用意したのです)

 

 

”43Folders”という仕組みについて、簡単に言いますと。

「43個のクリアフォルダーで、12ヶ月365日の書類(タスクも)の整理をする仕組み」

です。

 

厳密に言えば、この言い方は「私がオリジナルにモニュモニュと色々付け加えていった方法」ということになります。

準備は以下のとおり。

 

① クリアフォルダーを43個用意します

② そのうち12個に1〜12の数字をふっていきます(ラベルシールを使いました)

③ 残りの31個には1〜31の数字をふっていきます(こちらもラベルシール)

④ 1〜12のクリアフォルダーは1月〜12月に対応しています。

⑤ 1〜31のクリアフォルダーは1日〜31日に対応しています。

 

1〜12のクリアフォルダー群を”A”とし、1〜31のクリアフォルダー群を”B”とします。

では実際にどうやって書類を整理していくかのでしょうか。

 2つの利点と1つの注意点と併せてご説明します。

 

 

 

1.その日に使う資料が一箇所に集まる

 

まず1日の初めに、その日のクリアフォルダーを取り出します。

14日だったらBの14番。

その日を過ごしていくなかで発生した紙はすべてここに入れます。

 

※普通のクリアフォルダーが満杯になるぐらいで1日が終わることもあるかと思います。それ以上の紙が発生する場合は、別の箱を用意して拡張します。

 

まずこの時点で、「今日使っている資料は必ずここにあるぞ」という状態を保つことが出来ます。

これ、大事です。テストに出ます。

資料を探すときは、必ずこの場所を探しに行けばいいのです。

引出しやキャビネットをバタバタを開け閉めすることから卒業しましょう。

 

 

 

2.将来使う資料を日付指定で送り込むことができる

 

次に未来の日付に対するリマインダーとしての役割です。

例えば「この資料は、この日の会議に必要だ」とか「この日に別の資料作成をするから必要だ」といった、”その日には使わないけど、使いたい日付が決まっている”資料を扱います。

簡単です。

Bの中から、該当する日付の番号がふられたクリアフォルダーに入れておけば良いのです。

ひとまず、その時点でその日に使いたいと決めて入れるのですから、翌日以降、その資料が迷子になることはありません。

また、「来月に必要になるかもしれない」といった月指定の場合はAのクリアフォルダーに入れます。

例えば5月中にAの中に入っている資料がいつ使うかわかってきたら、Bに移せば良いのです。

 

同じようにして未来に行うべきタスクも、未来日付のクリアフォルダーに入れておくことが出来ます。

手帳に書くという方法の他に、手元にあるメモパッドに要件を書いて、該当の日付のクリアフォルダーに入れておけば、最悪わすれることはありません。

特に、急に言われて手帳に書き込む余裕がなかった場合などに効果を発揮します。 

 

……iPhoneに入力すればいいじゃんですって? はて、なんのことやら

 

 

 

3.ただしリフレッシュを忘れると大変なことになる

 

これも大事です。期末試験に出ます。

 

このB群に資料を入れっぱなしに出来るのは過去1週間分であります。

つまり、1週間以上前の資料がBのクリアフォルダーに入りっぱなしになっていると……

 

①1ヶ月後にぶつかる

→6月1日に使った資料が、7月1日になっても入っていたらそもそもこの仕組みは崩壊します

②結局、1ヶ月分の大量の資料を整理しなければならなくなる

→これが面倒だからこの方法を取り入れたのに、本末転倒です

 

ですから、私は毎週金曜日にその週分のBのクリアフォルダーはリフレッシュします。

つまり空っぽにするのです。

 

どうしているかというと、これもまた簡単なことで。

月曜日から金曜日まで、そのクリアフォルダーに入った資料を「保管する」か「捨てる」かします。

「保管する」基準であったり、「捨てる」基準というのはまた別にあるのですが。

とにもかくにも、Bのクリアフォルダーは1〜31日までの1ヶ月分をぐるぐる回す運用なので、「過ぎ去った日の資料」は然るべき場所に移動させて、43Foldersから退場させます。

 

 

 

 

 

この方法は、デジタルツールが自由に使える環境であるならばわざわざメインに置くことはないかと考えます。

アナログとデジタルの併用であったり、私のようにほぼ全てがアナログでといった環境で日々増え続ける書類と格闘するにはイイ方法です。

今を明確に、未来を確実に、過去は清算する。

書類整理のみならず、デジタルで何かを整理するときもこの考え方は活きてくるのでしょう。

 

アナログでこうした整理、また”モノの流れ”を仕組みに落としこむということに慣れておくと、いざデジタルツールの使用が解禁されたとき、そのような環境に身を置いた時、抜群の加速力を魅せることが出来るのではないでしょうか。

 

 

 

それでは、どこかの誰かさん。あなたに彩のあるカラフルな日々を。