緊急時、私の仕事術は砂上の楼閣となる

常々、ほぼ日手帳モレスキンを使ってやれタスク管理だやれGTDと言っていますが。

こうしたことが砂上の楼閣のように思えてしまう瞬間というものがあります。

 

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photo credit: Jonathan Kos-Read via photo pin cc

 

自分の方法を常に信頼するということが、タスク管理やGTDを行うときの肝なんです。

でもそれをどうしてもできないときがあります。

 

そう、”緊急時”です。

 

 

システムエンジニアとして働いて、この1年。

障害対応というものを何件かしました。

「そんなことか」と思われてしまうかもしれませんが、初めての障害対応というものは初めてであるが故に訳がわからず。

それまで「うまく回ってきたかなあ」と思っていたタスク管理の方法などが、一発で崩れ落ちる瞬間でもあります。

ゴングと同時にノックアウトです。

 

私の場合は突然降り掛かってくる障害対応に、ただただ力技で、死力の限りを尽くして作業するという状況でした。

このような状況で、いつものようにほぼ日手帳モレスキンを開いて、「次にやることは……」と果たして考えていられるか。

いまこうして振り返ってみると、私には出来ていませんでした。

 

こと手帳やノートなどアナログなツールを使って仕事をしているひとが、こうした緊急事態にどう対応していくか。

この1年で考えたことを書いていきます。

 

 

1.緊急時用ページを作る

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photo credit: Jonathan Kos-Read via photo pin cc

 

モレスキンの最後の方のページに緊急対応用のページを作成しました。

後ろから10〜20ページぐらいですかね。

ここは平常時には開かない場所です。

 

このページは予めフォーマットを決めています。

「いつ、何が起きたのか(状況把握)」「どんな指示がありどう対応するのか(予定)」「なにを行ったのか(結果)」と、それぞれ1ページに書いています。

おそらく緊急時は、”混乱”してしまうもの。

「これから何を書こうか」と考えることから始めようとすると、「そんなこといいから!早く作業しろよ!」と心のなかのもう一人の自分に急かされてしまいます。

 

ただその急かしに乗ってしまうと、後が大変です。

終わってみたら何をしたのかわからない、どこに何を書いたのかわからない。

そういったことは平常時でも起こりうるのですから、緊急時はなおさらです。

 

緊急時こそ、ガイドに頼る。

フォーマットの力を借りましょう。

 

 

2.時間を認知する

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photo credit: Gilderic Photography via photo pin cc

 

緊急時に見なくなるものといえば、時計ではないでしょうか。

「やばい!間に合わない!」といって時計をみるということはありますが、

”自分が何をどれだけ作業したか”という時間の感覚は欠落してしまうかと。

 

この、”自分が何をどれだけ作業したか”ということが欠落するというのは危険です。

危険というのは、今まさに緊急の対応をしている自分が危険になるのではなく。

今後似たような対応をするであろう、将来の自分が危険なのです。

 

何にどれだけの時間をかけたか。

それを緊急時でも記録しておくこと。

上記の緊急時用ページでその記録が蓄積されていれば、「この作業はこれだけ時間がかかるかもしれない。だとしたら間に合うか」といった予想を立てることが出来ます。

 

見積もりを立てること。

それによって、「手帳とかノートとかいいから!早くやれ!」と急かし、その結果、”大変なことになる”自分を抑止することが出来ます。

 

 

3.振り返る

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photo credit: bunchofpants via photo pin cc

 

嵐が過ぎ去った後、色々なことを振り返ることもあるでしょう。

「どうしてこの緊急対応があったのか」「あのときなんでこんなことをしたのか」「上司にああ言われてちょっとへこんだな」とか。

平常時に日次レビューをするといった振り返りと性質が異なるのは、緊急時の対応を振り返るときは自分のことを更に客観的にみないといけないことです。

緊急時はあまりに色々なことが起こります。

特に対人関係には、苛立ち焦り怒りといったマイナスの要素が大きく含まれてしまいます。

それらをそのままに振り返りをしてしまうと、その振り返りはただただ自分をへこませるためだけに行われる”ちょっと嫌なこと”になってしまいます。

緊急時の振り返りは、”この先待ち受けているであろう緊急なこと”に”うまく立ちまわっていくため”に行います。

 ですから、客観的に自分をみて振り返ること。

それを平常時以上に意識する必要があります。

 

 

 

 

以上緊急時にどう対応していくのか、社会人1年目で考えたことを書いてみました。

日々、タスク管理だGTDだと言ってきましたが。

ボロが出るのが、素が出るのが緊急時の対応です。

今まで組み上げてきたシステムが砂上の楼閣のように思えてしまいましたが、それを気づくことが出来たこと、そしてそれを動じない巨城にしていこうと思えたこと。

緊急時の仕事の仕方、これを今後も意識していきたいです。

 

 

 

それでは、どこかの誰かさん。あなたに彩のあるカラフルな日々を。

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