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メールフォルダでプロジェクトの状況把握を始めてみた

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photo credit: Éole via photopin cc

 

私の会社はGmailはおろか、巷で話題になるようなタスク管理ツールが使えません。

もちろん個人的にプロジェクト管理のツールを使うことも出来ません。

そうすると自分が直接関わっていないけど、同プロジェクトの他チームが処理している事案の数々がどうなっているのかなんだかよくわからないのです。

でも「○○の件だけど」といった会話が平気で為され、こちらとしては「知らねぇよ!」と言いたくなるものです。

 

全くもって状況を把握出来ないかと言われたらそうでもありません。

だいたいプロジェクトに関わるメールはCC指定で送られて来ます。

断片的なやりとりであるにしろ、読めば「ああ、あの件ね」と理解することが出来る……ものもあります。

問題なのはそれらのメールが一緒くたになって受信箱に放り込まれていくこと。

事象も進捗もバラバラなのに、収まる場所がひとつというのはいただけません。

 

そこで、メールフォルダを使ってプロジェクトの状況把握をしようと考えました。

会社で使用しなければならないのはXP時代の遺産とも言うべき涙がでるほど何も出来ないメールクライアントですが、メールフォルダを作成することぐらいは流石に出来ます。

あと、検索機能は貧弱なので(以下略

 

慣習として件名は最初の一通目を引き継ぎ続けるというものがあります。

この一通目の件名をタグとして、プロジェクトフォルダを作ります。

以降は会話が進むにつれて「Re:」のオンパレードになるので、プロジェクトフォルダに件名で振り分けを設定しておけば、自動的に収まります。

 

この方法では無尽蔵にメールクライアント内にプロジェクトフォルダが増えていくことになります。

ですから期間を決めて管理状態を切る、あるいは保留・停滞案件としてメールフォルダリストのいち番下に来るように採番しておくとします。

 

まだまだ新人なので、会話についていくのに精一杯であります。

しかし、自分を取り巻く環境内でどのような情報が飛び交っているのか、このメールクライアントを開けば一応はわかるという状況にしました。

「理解できなくてもいいから一箇所にまとめておこう」ということ。

制約が多い環境で仕事をしています。

しかしこういった制約の中で編み出された方法は、制約がなくなった瞬間に大きなアドバンテージになると考え、日々試行錯誤を繰り返しています。

 

 

 

それでは、どこかの誰かさん。あなたに彩のあるカラフルな日々を。